Para muitas organizações, a disponibilidade de colaboradores qualificados constitui uma limitação maior do que o orçamento disponível. Os projetos competem pelos mesmos especialistas, enquanto os gestores de linha continuam a ser responsáveis pela continuidade, pelo desenvolvimento e por uma mobilização adequada das suas equipas. Sem uma visão comum da oferta e da procura, os problemas de capacidade só se tornam visíveis quando os projetos já estão atrasados.

Esta masterclass aborda o planeamento de recursos tanto da perspetiva do projeto como da perspetiva da organização. Os participantes aprendem como se pode estabelecer uma ligação entre as necessidades do projeto, a capacidade disponível, as prioridades e as necessidades futuras de pessoal.

Porquê esta masterclass?

Em muitas organizações, os projetos são planeados separadamente, enquanto os colaboradores são distribuídos por vários projetos e atividades de linha. Consequentemente, os planos podem parecer viáveis individualmente, mas inviáveis no seu conjunto. Os conhecimentos especializados, que são escassos, são sobrecarregados, as pessoas-chave ficam sistematicamente sobrecarregadas e novos projetos são iniciados sem uma compreensão das consequências para o portfólio existente.

A gestão integral da capacidade torna estes conflitos mais visíveis. Apoia as decisões relativas à definição de prioridades, ao faseamento, à subcontratação, ao recrutamento e ao desenvolvimento dos colaboradores. Assim, o planeamento de recursos deixa de ser apenas uma tarefa de planeamento para se tornar um processo de gestão conjunto entre a gestão de projetos e a gestão de linha.

O que vai aprender

Durante esta masterclass, a previsão e a gestão da procura futura de capacidade assumem um papel central. Os participantes aprendem a analisar, por período, a distribuição de recursos, a capacidade disponível, a utilização, a sobrealocação, a subutilização e as diferenças entre a procura e a oferta. Será discutido como se tornam visíveis os picos de carga, as carências estruturais e a dependência de algumas pessoas-chave, mas também por que razão uma elevada taxa de ocupação não é automaticamente sinónimo de eficiência. A masterclass aborda os efeitos do trabalho a tempo parcial, das tarefas não ligadas a projetos, das licenças, das competências, das prioridades e da incerteza quanto ao início de projetos futuros. Através de cenários, investiga-se o que acontece quando os projetos sofrem alterações, quando surge capacidade adicional ou quando as prioridades mudam. Desta forma, problemas como reservas duplas, portfólios irrealistas, recrutamento tardio e sobrecarga prolongada tornam-se mais facilmente identificáveis.