Für viele Organisationen stellt die Verfügbarkeit qualifizierter Mitarbeiter eine größere Einschränkung dar als das verfügbare Budget. Projekte konkurrieren um dieselben Fachkräfte, während die Linienmanager weiterhin für Kontinuität, Entwicklung und einen ausgewogenen Einsatz ihrer Teams verantwortlich sind. Ohne eine gemeinsame Sicht auf Angebot und Nachfrage werden Kapazitätsprobleme oft erst sichtbar, wenn Projekte bereits in Verzug geraten sind.

In dieser Masterclass wird die Ressourcenplanung sowohl aus projektbezogener als auch aus organisatorischer Perspektive behandelt. Die Teilnehmer lernen, wie Projektanforderungen, verfügbare Kapazitäten, Prioritäten und der zukünftige Personalbedarf miteinander verknüpft werden können.

Warum diese Masterclass?

In vielen Organisationen werden Projekte separat geplant, während die Mitarbeiter auf mehrere Projekte und operative Tätigkeiten verteilt sind. Dadurch können Pläne zwar einzeln realisierbar erscheinen, insgesamt jedoch undurchführbar sein. Knappes Fachwissen wird doppelt belegt, Schlüsselpersonen sind strukturell überlastet und neue Projekte werden gestartet, ohne dass die Auswirkungen auf das bestehende Projektportfolio absehbar sind.

Ein ganzheitliches Kapazitätsmanagement macht diese Konflikte früher sichtbar. Es unterstützt Entscheidungen hinsichtlich Priorisierung, Phasenplanung, Auslagerung, Personalbeschaffung und Mitarbeiterentwicklung. Damit wird die Ressourcenplanung nicht nur zu einer Planungsaufgabe, sondern zu einem gemeinsamen Steuerungsprozess für das Projekt- und Linienmanagement.

Was lernen Sie?

Im Mittelpunkt dieser Masterclass steht die Prognose und Steuerung des zukünftigen Kapazitätsbedarfs. Die Teilnehmer lernen, wie Ressourcenbelegung, verfügbare Kapazität, Auslastung, Überbelegung, Unterauslastung und Unterschiede zwischen Angebot und Nachfrage pro Zeitraum analysiert werden können. Es wird erörtert, wie Spitzenauslastung, strukturelle Engpässe und die Abhängigkeit von einzelnen Schlüsselpersonen sichtbar werden, aber auch, warum eine hohe Auslastung nicht automatisch effizient ist. Die Masterclass behandelt die Auswirkungen von Teilzeiteinsätzen, nicht projektbezogenen Tätigkeiten, Urlaub, Kompetenzen, Prioritäten und Unsicherheiten bei zukünftigen Projektstarts. Anhand von Szenarien wird untersucht, was passiert, wenn sich Projekte verschieben, zusätzliche Kapazitäten verfügbar werden oder sich Prioritäten ändern. So lassen sich Probleme wie Doppelbuchungen, unrealistische Portfolios, verspätete Personalbeschaffung und langfristige Überlastung frühzeitig erkennen.